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1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色(如分成集会主持、参会领导、参会普通人员)，资料凭据人员角色划分准备。

会场安排注意事项：

1、正式集会的会场应提前安排好，并在书面集会通知中见告参会人员。

2、正式集会一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在集会开始前排好坐席及铭牌。

3、关于安排好坐席的会场，应将集会资料袋在集会前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频集会时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意各项会场的情况因素，例如温度、灯光等，凭据实际情况调解好。

6、集会组织人员应准备好各项集会纪录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好集会总结事情。

最后，集会开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。